会展管理——理论与实务

(5)注册信息，如会议主办单位的联系方式、提前报名的优惠措施等（一般不要印在反面）。
设计与制作会议宣传资料时，首先弄清楚宣传材料的受众是谁，他们想了解会议的是什么信息，然后再决定采用什么风格和突出什么内容。会议宣传资料的制作必须以潜在与会者的需求为导向，这对于会议营销战略至关重要。会议类型及目标受众的不同，甚至是会议主题的相异，都要求会议宣传资料不断做出变化和创新。另外，还有一些关键因素需要特别注意：
●合适的长度
●恰当的习语，避免使用一些难懂的词语
●用现在时和主动语气
●按照一定的次序进行组织，尊重阅读的连贯性
●传达出特定的气氛
●可以充分利用精心制作的图片来展示
●联系方式要放在醒目的地方
3.会议促销的主要手段
会议产品促销是向客户推介会议产品的方式，是说服客户购买会议产品，以及与客户相互沟通、建立关系的过程。
（1）直接邮寄（direct mailers）
如果客户名录（mailing list）准确无误的话，直接邮寄将成为成本最低的方法。会议经营企业的一项重要工作就是建立和维护客户数据库。其中，对于名录的维护，既可以由企业自己来完成，也可以外包给从事名录维护的专业机构。
值得注意的是，直接邮寄一般需要与电话配合使用，并随时注意跟进，确保对方收到并关注你的信息。
（2）广告宣传（advertising）
一般前6个月开始广告宣传，需要精心挑选各类媒体，并把它们整合到整体营销计划中。如果选择广告代理商，要选择那些对特定产业、会议业以及所要宣传的会议主题熟悉的代理商。投放广告的具体途径有：
1 通过自己主办的出版物，如会刊。
2 通过行业刊物。会议业的行业媒体主要有月刊、双月刊和季刊等各种形式的杂志，它们刊登各种会议业热点问题的理论、操作技巧、信息统计报告等，对推动会议行业的发展起一定的指导作用，并且是会议提供者向潜在客户展开宣传的重要媒介。
3 通过会展协会成员宣传册。会展业协会一般都编制协会成员宣传册，是在业内扩大会议影响力的途径之一。例如icca在世界范围内发行《年度会员名录》，此外还出版季刊杂志《国际会议新闻》，面向6500个国际性协会和公司类会议策划者发行。
4 通过会议所涉及的行业刊物，以及在目标市场影响较大的刊物。如《中国旅游报》、《新民晚报》、《世界经理人》等。
5 通过非相关活动的宣传册，如对于某位演讲人或筹款人的系列报道。
6 通过其他联盟团体，如商会等机构的出版物。
除印刷品广告外，还可以选择诸如电视、电话以及包括互联网在内的电子媒体，另外还有户外广告（路牌、街头横幅）等。为了成功地传递信息和完成任务，广告要有冲击力，强调能够给与会者带来独特利益，反映会议的主题和形象，便于受众反馈信息，提供优惠券和截止日期来吸引人们提前报名。
（3）网络促销（online promotiong）
互联网能使会议公司或会议中心通过网络来创立自己的高品质形象，利用互联网，可以创造一个图解式的介绍，展示一个声像结合的彩色形象，强调互动性。
会展网站是会展业自身具有的宣传工具，要注重会展网站的建设，充分发挥它的宣传作用。首先要完善自身网站的宣传工作，可以为大会建立专门的网址，并且加大在相关网站（如特定的协会组织网址、举办地旅游信息网等）的宣传力度，或采取友情链接的方式。在所有的email促销中，设立与会议网站之间的链接，还有开通在线注册（online registration）来增加与会者人数。
（4）公共关系（public relationships）
公共关系的目的在于向受众传递信息，影响受众的观点并激发他们参加会议的兴趣，强调激起别人对组织和会议的某种态度或想法。公共关系所传达的信息不是来自赞助机构而是来自第三方，更有可信性。
（5）媒体策略（media strategy）
这里的媒体策略主要是针对盈利性会议而言的，因为协会和社团会议往往不需要花费很多功夫来处理媒体事务，而媒体也往往对盈利性会议比较支持甚至配合。对于培训、销售等盈利性会议来说，要使媒体认识到会议的“新闻价值”。
1 选择合适的媒体。会议具有很强的“事件性”，能吸引众多的媒体关注。要充分利用广播、电视、报纸、期刊杂志和户外等媒体开展广告宣传。每种媒体的市场定位和传播效果不同，要根据目标市场的特点慎重选择，目前国内《中国经营报》、《21世纪经济报道》、《经济观察报》等均刊登会议信息。但媒体选择主要还是以报纸和专业杂志为主，广播、电视、户外等其他媒体的利用率不高，还可以进一步挖掘。
2 吸引媒体注意。了解和识别那些在会议活动中能够给整个社区带来正面影响的因素，并将这些信息成功地传达给媒体。可以利用刊有相关文章的出版物，在公众中引起轰动,可以适时进行新闻发布，让报纸等媒体对会议进行跟踪报道或者发表评论。总之，要抓住一切可以进行宣传的机会，提高会议的知名度。
3 与媒体建立密切而长久的个人关系。将信息尽可能准确地传递给那些对本次会议最感兴趣的部门或个人，对目标媒体分得越细，与媒体记者进行交流的可能性就越大。还可以寻找盟友，借助其与媒体更好地接触。
第二节会议综合服务
实施会议方案时，就是会议的现场管理，其责任包括：与会人员登记注册，收集有关信息，寻求演讲者，联络场地，必要时解决投诉和纷争。然而，在实际操作中，会议管理者并不只是被要求管理这些职责，更需要参与到会议的实际进程中。
现在的会议越来越需要高度专业化的管理方法，因为与会团体往往有着很高的期望，于是诸如空调的干扰声，不合意的座位或糟糕的视听条件都会给与会人员留下坏印象。如若会议将使用计算机等高科技手段，那么雇用专业技术人员将非常有益。这虽然涉及一笔巨大的支出，但却会缩减因技术故障而破坏会议形象的风险。实施会议一般包括以下工作步骤：
一、建立指导委员会指导委员会与策划委员会是不一样的，指导委员会是在策划委员会领导下的指导具体工作的机构。指导委员会要解决以下问题：确定指导委员会的目标，选择指导委员会的成员，确定指导委员会成员的工作标准，以提高指导委员会的工作效率和作用。
二、促进会议日常交流一般实施会议前要准备一份会议手册，可以发放给与会代表，也可以留给会议工作人员，并明确会场手册的权威性，只有一定级别的人才有资格对会场手册作出调整。会场手册是一份操作手册，以其中的一页为例（如表10.2所示）我们可以发现其实用所在。
会议期间要加强会议交流，常用的办法有：制作新闻简报，设立公告牌发布日常新闻，在会议活动中发布声明等。设立信息中心也是一种好的做法，信息中心可以提供一种实时服务、个性化服务，当然信息中心要采用恰当的形式，安排好相应的工作人员，对紧急情况也有相应的处理程序。
总之，作为会议组织者，实施会议时，实际上变成了一个幕后角色，通过派一些训练有素的工作人员为与会者提供服务和指导。但是正是这种会议服务角色，使得会议进行得流畅和完整，让与会代表根本不知道幕后发生的事情。
三、会场的布置在考虑会议室面积时，首要是预计出席人数，其次要考虑所期望的会议室布局以及所需要的视听设备的需求数量和种类。
1.席位的设置
席位的设置分两种情况：一种是不设主台场地。按照国际惯例，该类会议席位设置的原则是“右手边为上为主为大，左手边为下为次为小”；距离主位越近，其席次和席位就越高，反之亦然。另一种是设主台场地。一般来说，会议只要存在两席以上的，就可以分出主席和次席。其设立原则是：面向正门口的位置为主席位。若现场建筑复杂或布局本身就没有处于面向正门口的位置，可利用花束、椅子、背景、位置的高矮或大小以及在主台或主位上方或后方悬挂的会标、旗帜等清楚、醒目、明确地表达出来。并且每个席位上要放有该席位主人名字的席位牌，席位牌一般为长方形，上面横向书写文字。
介绍者的结束声明：2.会议讲台的设置
按照国际惯例，国际会议的讲话人都应该在另外设置的讲台上站着讲话。讲台一般设置在会议主台中心前的之间位置或在与主台平行的右边设置。讲台一般为箱式或台式结构，用透明或不透明材料做成，讲台设置的数量可以是一个，也可以是两个或多个，视具体情况而定。如果会议讲话者能代表本国家、本地区或本单位的，还应在讲台的正面居中位置上悬挂或标贴本国国徽、本地区徽记以及有关文字。
3.会议室的布置
最常见的座椅布置方式有四种：u字形座椅安排，课堂型座椅安排，剧院型（礼堂型）座椅安排，会议型座椅安排。
(1)u字型座椅安排
u字型座椅安排常用于这些特征的会议：会议的主要目的是分享信息，需要有明确的领导关系，器材需要到达每个与会者，培训是主要目的，突出多媒体。
它的优点是：帮助创造一种团体和平等的气氛；彼此易于目光交流；会议室前面的活动，多媒体演示或演讲，每个人都易于观看；个别与会者离开时不会打扰其他人；每个人在桌子上都有足够的书写空间；每个人都能方便地看到听到他人的言行。
它的缺点是：占用空间最大，每个人要占40平方英尺以上的空间。为了取得最好的效果，与会人员必须控制在18—24人。
(2)课堂型座椅安排
课堂型座椅安排通常用于：安排大型团，会议时间长（超过2人），需要记录。
它的优点是：适合大型团队，可以满足多达200人的需要；每个人都易于看到讲台；提供每个人3英尺长的桌子就能满足记录要求。
它的缺点是：在后排的与会者可能听不到或看不清发言人；容易疲劳并且使用走道时可能会挡住发言人；如果团队大，会场空间也要相应扩大。
(3)剧院型（礼堂型）座椅安排
剧院型（礼堂型）座椅安排通常用于：大型团队，200人以上；演讲人与听众不需要过多交流；只需简单的多媒体演示。
它的优点是：容量最大，保证焦点集中在讲台，大多数的场所都能提供这种安排的会议室。
它的缺点是：记录困难；后排的与会者看不清或听不到视频演示；个人空间较小，如公文包、手提包等放置不便。
(4)会议型座椅安排
会议型安排常指一系列字母型（包括u型）座椅安排，通常使用在小型会议中，团队规模5—20人，会议目的是解决问题，要求一种紧凑的会场安排，有会议的主持人。
它的优点是：便于与会者看到听到并广泛交流，依靠座椅的实际安排创造一种团队和整体的氛围，是严肃对待工作的惯常模式，主持人便于掌控模式。
它的缺点是：不易于自由交流和沟通；经常性的这种安排会形成一种等级观念；如果需要多媒体演示，某些与会者就要扭动身体才能观看。
4.场地的气氛布置
主要包括会标、标语和国旗的悬挂，会标必须醒目，鲜艳，写全称，字体要规范，端正大方。一般悬挂于主场地正中或主台正上方。标语可以是清一色的，也可以是五彩缤纷的。按照国际惯例，国旗的悬挂标准为横挂，否则会被认为是挂错了。
5.饰物的布置
会议场所还要布置一些绿色植物和花卉。绿色植物多为一年四季常青的灌木类，一般放在会议的主台后面或背景前面，以及会议场所地四周。花卉包括盆花、时花、鲜插花、干花、塑料花等，一般放在绿色植物的前面，主台桌子前面的前面，主台桌面上和场地通道周围及场地周围等处。主台桌子前面的地上摆放的花卉高度以低于桌面距离约20—30厘米的高度为佳。
6.设施布置
关键设备有麦克风、音响、灯光、空调等。音响设备一般应准备两套，一套做正常使用，另一套以备急用。正常情况下，麦克风设置的高度最好不要超过讲话人的肩膀位置，尤其是立式麦克风更是如此。音响设备要求具备多路的同声翻译系统，可同时翻译多个国家的官方语言，在数量上应能满足需求。场地内的灯光要有足够的亮度，尤其是照射在会标、标语、国旗和桌面上的。值得注意的是，光线不可直射与会人员的眼睛。场地的温度一般设定在24c左右。会场的设备、灯光、音响、投影仪、同声传译、多媒体、视听设备都要请会议主办方现场考察。
7.会场
会场要确保有足够的面积，常规要求视听空间保持在1.5倍的面积空间，剧场型为0.75—0.95平方米/人；课桌型为1—1.2平方米/人（估算）。视觉空间要做到2∶8原则，即代表面对屏幕，第一排平视的高低不低于屏幕的2倍；最后一排不高于屏幕的8倍。同时考虑好地毯、墙布的高质量吸音效果，会场窗帘的避光效果等因素。
四、会议期间的执行工作会议期间的工作是指就要开会的这一段时间的工作，主要包括以下内容。
1.会议的注册报到
指与会代表到达会议举办地之后，应向有关机构登记报到。代表的注册报到一般在会议举办场所或代表下榻的酒店进行。对于国际会议而言，主要采用的是后者。注册点必须有清楚的标记，以便与会人员一到酒店就知道到哪儿注册。注册地点的标记应该至少高出地面2.44米，以便越过注册桌位前面的人群仍然看见上方的标记。对于大型会议，应该派一两名工作人员守在入口处接待。简单问候之后，接待人员将与会者引入正确的地点。注册时间一般应在会议正式召开的1—2天前进行。
注册报道既可以起到限制会议规模的作用，同时还具备迎宾和提供信息的功能。报到处通常分为三个部分：文件包领取处，代表可在这里获取诸如会议活动安排表，会议目的及目标的介绍文件，各类代金券以及会议发言人员介绍等全套详细资料。正式报到处，办理交纳会费、领取代表证等事项。旅游和特别服务办理处，代表可咨询相关城市观光浏览、地方景点参观及类似服务。会议的注册报到是会议举办方留给与会者的第一印象，对于会议后续工作的顺利进行起着举足轻重的作用。
要想做到每位代表现场注册尽可能地快，要做好四个方面的工作，一是注册材料的准备要充分；二是尽可能早地让所有会议代表了解现场注册的程序；三是注册台搭建要合理，要保证足够大的注册空间；四是注册现场的分工要明确，各负其责。同时要求现场注册的工作人员要有丰富的经验，人员要充裕，并随时保留一定数量的机动人员。
2.入场
一些重要的国际会议要求与会者通过与机场一样的安全门，参会人员应按要求准时到达，提早到达的应在附近等候。在主台就座的人员可入休息室等候，到时由会务人员引导进入主台席位。有条件的还可将不同国籍的参会人员分别安排不同的休息室。除特殊情况外，主台人员入席的顺序是按席位高低。最先入者为席位最高者，退席也是席位最高者率先退出。
3.开始
等参加会议的人到齐或会议的时间到了之后，由会议支持人宣布会议开始，按拟订计划进行，并做好记录。会议记录包括录音和拍照。
五、特殊事件处理正如危机管理一章所说的那样，会议期间有各种特殊事件需要处理。
1.记者会的安排
有些会议除了在会议前定期发布大会新闻稿之外，还会召开会前和会议期间的记者会，藉以加强新闻发布及宣传的力度。会前记者会一般会在会前二三天召开，因为这样可以在会议开幕前一天或当天报道与会议有关的消息，如果把会议议程及相关活动资料发给媒体，媒体了解之后可为会期中的采访做好准备。
2.紧急事件的处理
会议中可能发生的紧急/危机事件的项目包括：
紧急医疗：有些与会者可能因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、面临不熟悉的环境等原因在会议期间生病，根据以往经验，比较可能发生的是心脏病，中风和其他一些对生命造成危险的疾病。因此有必要根据与会者的平均年龄、活动范围和过去会议经验制定紧急医疗计划，如建立紧急医疗系统，建立会场医务室等以应对突发的紧急医疗事件。
卫生问题：卫生包括饮食卫生和环境卫生两方面，其中餐饮卫生对会议主办者来说是最大的挑战，所以要谨慎选择合作对象，万一因食物不洁而出现腹泻或食物中毒等事件，将造成无法弥补的损失，主办国家、城市、主办者的形象也会因此大打折扣。
火灾：使每个与会者都应该知道在活动中遇到火灾的逃生技能，饭店有责任告知客人逃生的步骤和方法，但是，会议主办者与承办者扮演着更重要的角色，有责任保护与会者并提供相关方面足够的资料，并严格做好场地检查，熟悉安全措施。
盗窃：与会者在会议当地遇到盗窃事件会留下不良印象，因此在重要的会议尤其是国际会议期间，要求地方政府加强警力，避免发生盗窃事件。同时应以书面材料告知与会者注意做好安全防范工作。
案例：会议管理的流程
沈燕云.国际会议规划与管理.辽宁科学技术出版社，2001(9)，62.1.会前两年半：
(1)确定会议日期与场地：视察场地、评估并商议费用。
(2)评估财源并制作预算：预估此案收入及支出。
(3)成立筹备委员会：邀请相关部门适合的人选并分工。
(4)成立秘书处：指定工作人员、安置设备并建立档案。
(5)设计会议logo:印制信封、信纸。
(6)确定饭店房间数的预定：视察使用的饭店房间及设备，并请饭店报价、签约。
(7)确定会议室使用数量：并视察有关设备、场地签约。
(8)制作工作进度表：可委托会议筹办人控制进度。
(9)搜集准备宣传寄发名单：寄发会议宣传资料、报名表等。
(10)定期召开筹备会议，审视各项工作进度及决议。
2.会前二年：
(1)制作筹备计划书，用以提报政府单位申请经费补助或向民间相关组织募款：含会议缘起、宗旨、内容;拟邀请演讲者阵容、主题;筹备委员会组织及名单；各组工作职责、工作进度表和预算。
(2)拟定推广计划：本次会议如何有效宣传。
(3)选定合适的会议或展览专业顾问公司，可协助主办单位整体规划一个具专业水准的会议，避免人力资源浪费，并有效控制预算的花费。
(4)草拟学术节目：确定会议主题及拟邀请讲员名单。
(5)决定报名费及相关费用：可参考以前会议的费用并由筹备会决议。
(6)搜集旅游、艺文等资料：可指定专业旅行社办理。
(7)决定会议是否使用同步翻译：如需使用，得预订设备、翻译人员，并增加预算。
3.会前18个月：
(1)草拟会议通告：含邀请函、会议日期地点、主题等。
(2)印刷并寄发会议通告：初步预告可能参与人士，大会将于何时何地举行以及报名费等资料。
(3)确定学术节目形式及内容：发函邀请演讲人及各场次主持人。
(4)确定社交节目的安排：包括酒会、晚宴及眷属的活动、开闭幕典礼等。
(5)设定大会所有印刷品的印刷时间表并与印刷设计公司协调：宣传手册、报名表、论文摘要表、海报、节目手册、名牌、证书、邀请卡等。
(6)确定所有将寄发给报名与会者的宣传手册应包括的资料，并着手草拟宣传手册及报名表、论文摘要表、订房登记表、报名费、各项社交活动及费用、征求论文的规定／方式及收件截止日期、演讲视听设备的提供、饭店房价及订房手续、提早报名优惠日期、取消报名截止日期、优惠订房截止日期、通讯报名截止日期等。
(7)网页设计，委托专业公司或专业人士设计大会网页，以便会员上网浏览，或使用网上报名。
4.会前12个月：
(1)草拟展览说明书及合约：拟印制寄发给厂商征展。
(2)收集参展厂商名单：可请筹备委员会提供。
(3)征展活动开始：寄出说明书/办说明会／亲自拜访。
(4)印制并寄发宣传手册及相关表格：确定所有相关名单及单位都已寄出。
(5)确认讲员是否接受邀请并请提供演讲题目及摘要：如有人无法应邀，则另邀请其他人选，尽快确认。
(6)选制大会纪念品／资料袋奖牌／名牌胶套等：评估可能数量，先预定并确认交货期。
(7)报备政府有关单位本次会议的举办时间：请协调有关驻外单位给予与会者签证事宜的协助。