会展管理——理论与实务

(4)出席情况差异
公司类会议必须出席，协会类会议则是自愿出席。
（5）会议期限差异
公司类会议1—2天，培训或奖励会议3—5天，协会类会议平均期限3—5天。
（6）其他差异
展览是协会的标志性活动，大多数公司会议也经常有展示活动，展示新产品或进行大规模的演示说明活动。会议厅需求，具体需要什么会议厅要因具体活动而定。培训活动要分组分头开会，后在大会议厅集中，需要可随意分割的会议厅。
三、策划方案在这一阶段中，最为重要的是为会议建立一个主要目标。例如为it公司经理们召开的产品介绍会，旨在向他们展示新的计算机系统的使用，而为动物爱好者举办的年会则需为他们提供互换信息的机会。
1.会议主题
会议的目的制约着会议的主题和议程，决定会议的性质，并且影响着会议的方式和结果。会议的主题是会议的精神支柱，确定会议主题应遵循的原则是宁简勿繁，同时主题应具有前瞻性和持续性。有时，在主题之外还另加副标题，副标题用以进一步补充和说明。
例如，联合国亚太经济北京年会的主题是“区域经济合作”，但“经济区域合作”范围太广，于是又加上副标题“前景，优先事项和政策选择”，使主题范围更集中一些。
还可在主题之下分专题，以突出主办方所要强调的区域。如上海申办2010年世博会，以“城市——让生活变得更美好”为主题，在主题之下分五个专题：经济发展、可持续发展、城乡相互作用、高技术发展、城市与多元文化发展。
会议应顺应时代发展趋势，不断推出新的观念。在会议主题和内涵上进行创新。目前，就上海会议业的发展实践来看，在会议主题和内涵上已取得一定成绩，基本形成包括政治，经济，社会和文化等多领域、多层次具有较丰富内涵的会议主题。如上海根据自身发展特点和趋势，相继举办了多次以城市发展、区域经济、信息化等为主题的大型国际会议，如上海市市长国际企业家咨询会议、上海—关西经济研究会和上海国际信息技术大会。
2.会议规模
一般来说，影响会议规模的主要因素是动用的人员数量，其中又以参加会议的总人数为主要依据。
会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议（如学术交流会、联谊会等）要求造成声势，扩大影响，需要达到一定的规模才能产生效果。有的会议要求保密性，必须严格控制与会人数和会务人员，以防止会议内容扩散。
会议的规模直接制约会议的效率。除了法定性会议和必须举行的大规模会议之外，要尽可能地控制与会人数。
一般来说，规模决定场地，但常常由于场地的限制，会议规模受到相应的限制。
会议规模还与会议成本有关，规模越大，动用的人力、物力、财力就越多，会议成本就越高。
3.会期和议程
会期包括两个方面的含义：其一指会议从开始到结束之间的时间跨度；其二指同期性会议召开的固定时间。国际会议的会期长短不一，长则数月，短则两三天。国际会议的会期主要取决四个方面的因素：议程的盈匮，议题的难度，会议的周期，会议的准备情况。
会议的议程是一次会议所要讨论的问题及进展程序，所讨论的问题称为议题或议程项目。国际会议的议程有：开幕式；选举会议主席团成员；制定会议规则；大会发言；分组讨论；其他事项；通过报告书；闭幕式。其中大会发言和分组讨论属会议的实质部分，其他的事项属程序部分。
4.落实会议场所和地点
会议的成败，场地的选择相当重要，会议地点的物质条件（设施、环境和工作人员）对会议的成败起着关键的作用。
一般来说，会议地址的选择要根据会议目标，会议形态，会议实质上的需求，与会者的期望，会议地点的设施与环境等，在综合评估的基础上做出选择。
总的来说，会议地点必须与会议策划协调一致。如在策划方案中需要使用小型会议室，或者要求有一个可容纳2000个座位的场地来举行全体会议，那么会议地点就必须有这样的设施。又如，在使用轮船、疗养地和主题公园作为会议场地时，一是要考虑时间因素，因为这些地方并不是全年都可以提供会议服务的。另外，还需要考虑会议的性质，疗养地和主题公园这样的地方就不适宜召开严肃的会议。
在策划会议的时候，在某一会议地点的会议持续时间也是一个考虑因素，因为它影响到成本效益。在选择会议地点的时候还要考虑到季节因素，一方面是因为有些设施具有季节性，如冬天在船上举行会议就没有其他季节好，另一方面是因为季节对与会者的影响，将受到他们预期和喜好的制约。
常见的会议地点类型有：
(1)酒店
经过多年的发展，从前只提供住宿客房的饭店现在有许多已将会议作为一个独立的领域进行开发与设计，规划专门软件设施为开会使用，提供会议所需的服务与设施，甚至有些酒店定位于会议市场而形成会议型酒店。但由于饭店硬件设施的限制，难以满足大规模的会议要求。
(2)会议中心
广义的会议中心泛指任何适合举行会议的场所。一般会议中心要求：60%的业务来自会议；提供会议所需要的全部设施，包括功能性房间、各类设备、卧室、餐厅及娱乐区；拥有随时为会议承办者和与会者提供帮助的专业人士。狭义的会议中心是为大型会议而专门设计的，一般不包括客房和娱乐区。
(3)大学
大多数学校都拥有学术报告厅等会议设施，有些学校的会议场所也是向社会开放的，并且具备了与商业会议中心同样规模和水平的设施。
(4)轮船
轮船，特别是游轮，有会议设施设置，会议可以包下轮船的一部分，也可以包下整艘船。
(5)疗养地
疗养地也经常配备会议设施，可以疗养，也可以开会。
（6）主题公园
主题公园有时也配备会议设施，可以满足一部分特殊的会议群体需要。
（7）公共建筑
就是由国家投资的用于公共事业的非盈利性的设施，譬如博物馆、图书馆等，这些地点也具有一定的会议设施满足会议需要。
（8）公司内部的会议地点
很多公司内部有会议设施，这样不但可以自己利用，而且可以对外出租。
选定会议场所类型之后，接下来要决定的是在哪个地点举行。对于会议地点的选择应考虑如下要素：
(1)距离和交通情况
即：会议地点与与会者的距离；交通情况（航班、火车、高速公路等）；会议地点与会议前后的旅行关系；会议地点的各个酒店与会场之间的距离怎样等等。
交通便利（包括航空运输、地面交通与轨道交通），出行方便，便于区域间周转。例如新加坡面积很小，但接待的海外会议却很多，它连续十几年是亚洲首选会议目的地。因为要考虑成本，所以到达目的地的交通是否便利，会议代表距离目的地的距离，所需要的旅行时间，交通费用等都是选择目的地的考虑要素，这样邻近国家和地区往往是首先考虑的目标。
会场与机场，轨道工具之间的距离要适当；停车场要有足够的泊位，并有足够的空间提供车辆调头；场地车辆，人员通道要畅通以保证交通顺畅；若是会场周边旅游资源丰富，则更能增加会议目的地的吸引力。
(2)举办会议的历史
以前是否在这个地点举办过会议；本会议以前是否在这个地点举办过会议。
(3)食宿及配套设施
要有良好的食宿及配套设施，餐饮、娱乐、住宿标准要为客户所接受，标准高低由客户根据各自的预算来确定，但住宿离会议地点不能太远；餐饮和会议地点不可一处；休闲环境要好，便于代表交流；娱乐演出要有当地特色。一些必备的基本生活附属设施，如餐厅、商场、医务室、商务中心、计算机及其网络、电视信号、银行、书店、出租车、票务代理等也应考虑在内。
(4)费用
会议地点的收费情况；是否提供免费使用的房间；是否有淡季折扣；工作日和周末是否有所不同；是否需要交纳押金；会议地点接受哪些货币；会议地点对取消预定有何规定；会议地点是否要求保险；谁将对财产损失负责；会议地点是否对某些设施进行特别收费，尤其是会议的前一天和后一天；会议地点对附加收费有哪些规定；哪些费用可以延期支付；会议地点是否能够保证客房价格等等。
(5)安全
会议地点的工作人员的安全意识；每个房间是否有烟感报警器和喷淋装置；酒店是否公开了撤退程序和明显标记；是否配备了保险箱；是否有常住医生等等。
（6）会议地点的服务设施
如：会议地点是否有汽车租赁服务；会议地点可以提供哪些娱乐活动；会议地点是否与附近的娱乐场所有联系；会议地点是否对使用娱乐设施收费；会议地点是否有商店等等。
基础设施要齐全，专业会议要求新闻报道的环境，工作人员办公的环境及设施（有些会议强调无障碍设施的完备）要完全满足现代会议高效、舒适的需求。
通信要有保障，会场没有电信盲点，上网宽带配置，卫星接受信号等通信技术支持的问题是现代会议的特别要求。
（7）会议地点的景点
如：景点是否靠近会议地点；与会者是否会对这些景点感兴趣；会议地点的管理部门是否与附近的景点有互惠合作等等。
除了上述因素之外，还有一些其他因素，如会议地点是否提供参观的来往交通；在会议地点附近，还预备了哪些其他活动等等。
具体在进行会议场所选定时，首先将可能适合的场地制作一张表单，然后实地考察。这种实地考察可以分为三种： 1熟悉场地，即总览场地，对会议相关事宜做到心中有数。2场地检查，用来评估特定场地对特定会议的适宜性。3联络视察，为具体的要求提供资料，为已预定的会议讨论安排。
实地考察是很有意义的，因为它给了组织者一种从宣传资料上无法读到的“感觉”。实地考察时，要事先制定一张清单来确保考核的所有要点，这往往是一种很有效的做法。
总之，会议策划方案的内容可以通过回答以下一系列的问题来制定和调整。
1 谁（who）。谁被邀请？实际有多少人会出席？这个“谁”应该包括客户演讲人、搭档与组织机构。
2 什么（what）。会议形式是什么（合作式，协会式还是政府类），会议的形式会明显影响预算，需要向代表团传递这种信息。
3 何时（when）。有效的组织会议需要充分的时间，而会议组织者恰恰经常需要在极短期内着手会议准备，因此，必须考虑到财政年度，节假日和其他时间冲突等因素。
4 何地（where）。会议将在哪里举行，先定一个大范围，然后缩小圈子。当然此时交通运输是一个关键因素。
5 为何（why）。会议需要有一个明确的目标，如讨论、发展、互通信息等。
6 如何（how）。这是指具体的会议形式，如是否需要单间讨论室，展览空间，餐饮服务或it设备等。一般说来，每一次会议都有一次全体大会，通常作为会议的开幕式和闭幕式，全体大会一般会有一个发言人。会议最常用的是并行会议，即同时进行两个以上的会议，可以与前面进行的会议并无直接关系。分散会议，也叫分组会议，是在全体大会之后小组讨论会议。
另外，由于会议的内容、风格和节奏各有不同，有时还应该注意以下几个方面的问题：
1 选择好关键讲演者。在选择讲演者时不妨既采纳同行的推荐，同时又运用点想像力。有时，使用创新的甚至带有些争议性的演讲者也会给会议带来意想不到的收益。
2 计划好会议活动类型。当然这取决于预算和客户的类型。但是如果选择得当，一个好的社会活动会赋予该会议独特的魅力，并成为一次值得回忆的愉快经历。
3 提供相关的城市观光或商业参观。这类提供往往会吸引与会者并延长他们的停留时间。
4 合理安排时间，要有足够的机动时间以便应急。
通过上述介绍，我们认为制定策划方案是一项重要的基础工作，同时又是一项创意性的工作。即使是制定好的策划方案在实际使用过程中也可以根据新出现的情况对它们加以调整。
第二节会议预算制定
掌握了会议预算就等于掌握了整个会议，一般认为，作为会议主办者的公司雇主或非盈利性公众大会的主办者可能会规定一个总体预算数字，会议承办者则要在这个预算范围内举行会议。盈利性公众大会的主办者在制定预算的时候往往要以一定的收入或利润额为基础。协会组织在主办会议的时候也会寻求盈利。
一、预算步骤预算的第一步是确认此次会议是盈利，还是保证收支平衡。无论会议类型如何，在草拟预算管理时应注意到，必须显示预计收支，并准备会后的资产负债表来显示实际的以收抵支。
然后是理清费用。费用包括两个主要类型，即固定费用和可变费用。不论参展人数多少，固定费用都是一样的，包括：场地设施费，讲演者酬金，旅费和支出，市场费（包括宣传手册、邮寄广告、新闻稿、广告、记者招待会），行政费，视听费，租用费（如家具、设备与灯光），展览费，服务费，路标，鲜花和其他用来制造气氛的项目，运输费，保险费，审计费，贷款利息或透支。
无论预算表准确与否以及费用控制的有多好，都将会有意料之外的支出。例如涨价，工作进程或演讲人变动。总的预算应有10%的或有费用（也称为不可预见费用）计划。
可变费用因与会人数而浮动，包括：餐饮，住宿，娱乐，会议装备（如文件夹、徽章等），文件费（如材料邮寄、注册）等。
最后是编制预算。会议预算一般由会议组织者的财力和实力，会议的规模档次，活动的内容，离目的地的远近，设施和服务等因素决定。
二、预算内容会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：
1.交通费用
交通费用可以细分为：
(1)出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。
(2)会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(3)欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2.会议室/厅费用
具体可细分为：
(1)会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2)会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
(3)会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
(4)其他支持费用——这些费用通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
3.住宿费用
住宿的费用应该非常好理解，值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有些是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
4.餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
(1)早餐
早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算，而改为按预定人数收取费用）。
(2)中餐及晚餐
中餐及晚餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3)酒水及服务费
通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
(4)会场茶点
此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶点的食物、饮料组合。承办者告知的茶点价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶点的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)联谊酒会/舞会
事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。
（6）演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
5.杂费
杂费是指会议过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
6.视听设备
除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
（1）设备本身的租赁费用，通常按天计算。
（2）设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理。
（3）音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理。
案例：2006年上海亚太旅游会展教育培训国际研讨会
资料来源：本次会议的会议通知。会议日程
2006年5月23日
星期二06∶30—07∶15
上师大宾馆餐厅
早餐07∶30—08∶30
途中
上师大（徐汇）——上师大（奉贤校区）08∶30—09∶00
大会注册处
2006’上海亚太旅游会展教育培训国际研讨会注册，各院校展示参观09∶00—09∶3009∶30—09∶5009∶50—10∶1010∶10—10∶20
上师大奉贤校区
图书馆九楼
会议室
2006’上海亚太旅游会展教育培训国际研讨会开幕式
中国领导宣布研讨会开幕
上海市副市长xxx致欢迎辞
上海教育委员会主任xxx致辞
上海市旅游事业管理委员会主任xxx致辞
上海会展行业协会会长xxx致辞专题演讲1：“亚太旅游培训教育机构在亚太区域旅游会展教育培训中的作用”
演讲嘉宾：xxx, 亚太经社会旅游交通处处长专题演讲2：“中国旅游教育的发展现状和趋势”
演讲嘉宾： 国家旅游局领导提问10∶20—10∶40
上师大奉贤校区
图书馆九楼