会展管理——理论与实务

3.特殊视听设备
(1)同声传译。同声传译是目前国际上普遍采用的译音方式。除了红外线译音之外，有时也使用有线译音和无线译音。一般而言，口译员在隔音的小隔间将演讲者所说的内容通过无线耳机翻译给与会人员。同声传译使与会人员在某个特定范围内能听到他们自己的语言，并且能够在不同语言之间来回选择。随着会议活动越来越国际化，会议中心提供同声传译是必需的。尽管同声传译在设备(隔音的小隔间、耳机、天线或红外线发射器)和人员（口译员、技术员）方面成本都很高，但随着国际会议的不断增长，更多的会议主办方会需要这种服务，有能力提供这种服务的会议中心会在这个利润丰厚的市场上赢得更多的市场份额。
(2)多媒体投影仪。它是一种可以与电脑连接，将电脑中的图像或文字资料直接投影到银幕上的仪器。其特点是：一方面，无需将电脑中的资料打印出来制成幻灯、胶片等，节约成本，减少中间环节，使用快捷；另一方面，具有动感，需要修改或强调时直接用电脑操作，观众立即可以看见。多媒体投影仪体积小，搬运、安装、储藏都很方便，它的应用在某种程度上已经可以代替传统的幻灯机、投影仪、白板、录像机等，能够减少投资，并使对客服务更快捷。但是要使用它，必须要有与之相匹配的投影银幕和电脑设备。在会议开始之前一定要做好电脑的连接以及与银幕的距离调试等工作，保证投影效果清晰不变形。
4.其他演示设备
(1)配套挂图和黑板。这些设备价格低廉，占据很少的座位空间，对“头脑风暴法”和培训会议很理想。但是其使用只能局限于很少的观众，并且常常容易变得脏乱不堪。
(2)白板。与粉笔板相比，白板更为清洁和方便。它既可用作即席的投影屏幕，又可用于演示，便于随时阅读和改写；电子白板更为方便，它能重现书写或放映的所有内容，便于复制，避免了大量记笔记给与会者造成的注意力干扰；双向电子黑板是白板的另一技术进步，它能将书写在上面的资料通过电话线发送给另一张板。
(3)电视大幕墙。它适用于大型会议，演示的图像大而且十分清晰，色彩鲜艳，声音效果好，具有质感，还能同步播放现场会议情况。但它只是一个扩大的电视屏幕，体积庞大，安装和搬运不方便。不过随着科技的发展，如今的电视大幕墙渐渐趋薄，重量减轻，功能逐步增加。
(4)视频点播系统。其主要功能是通过局域网在会议中心各主要空间(如国际会议厅、多功能厅等)举行的各种国内、国际会议及集会上，提供视频资料及节目的实时点播和直播；还可以在主要公共空间摆放的触摸屏上实现视频节目的点播(如可点播mtv、产品介绍、企业电视广告片及其他音像资料等)。
(5)可视电话会议。可视电话会议能够提供全动感、面对面的网络工作，是最为昂贵和复杂的电话会议。它通过开发电脑、电视和电话功能并使之互相匹配来同时传输声音、数据和图像，能够将彼此距离很远的多个会议室连接起来，实现“面对面”的交谈，适合于召开各种会议和现场交流。设置这一设备系统需要购买或租用卫星上的行链路系统，尽管这个过程需要大量的投资，但是很多会议中心还是认为值得。因为电话会议能够成为昂贵的旅行和住宿的可行替代品，他们预期此项投资能带来比较大的收益。
以上列举的都是会议中心现在应用比较广泛的视听设备。现代化会议中心的发展和竞争能力的提高，依赖于高科技视听设备的应用。现在各种先进视听设备更新换代极快，要最大限度地满足客户需求，就必须在合理分析的基础上不断投入，实现设备的升级更新。
四、会议中心设施设备系统管理会议中心为会议活动及围绕会议的其他活动提供多种多样的服务，这必须依托于整个设施设备系统的运作。会议中心的设施设备可以按照功能大致分为以下几类： （1）生活服务设备：照明、空调、给水排水、制冷、清洁设备等； （2）会议设备：视听、通讯、办公设备等； （3）能源设备：变配电设备、应急发电设备等； （4）娱乐设备：健身设备、按摩设备等； （5）美化环境设备：如地毯洗涤机等； （6）消防保安设备：如消防栓等； （7）交通运载设备：电梯、车辆。
会议中心设施设备系统的管理主要包括以下管理要点：
1.会展中心设施设备的前期管理
设施设备的前期管理是从设备规划、选型、订购、安装到完全投入运行这一阶段的全部管理工作，它是整个设施设备管理中的重要组成部分，将决定设备的技术水平和系统功能，大大影响设备寿命周期费用。认真做好设备前期管理工作，可以为设备日后的使用、维护、更新等工作奠定良好的基础。前期管理工作中要注意加强市场调研，在科学的可行性论证基础上作出规划决策。设备选择的标准主要有：
(1)适用性。设备的选择首先要考虑能否适应当前市场的需要，能否满足客人会议活动和其他活动的要求。选择时要有超前意识，设备的性能要先进。设备单机要与整个设备系统配套，以便进行技术管理，要注意技术上的兼容性。
(2)经济性。选择设备要考虑投资预算，考虑设备的价格、能源消耗、维修费用等因素。
(3)安全性。设备安全与否，直接关系到会议中心所有人员的人身安全，关系到会议中心的声誉和效益，所以选择设施设备时要考虑是否装有防止事故发生的各种装置。
(4)方便性。设备的使用要灵活方便，适应不同的工作条件和环境，能减轻操作者的劳动强度；供客人使用的设备更要强调易于使用和易于修理。
(5)美观性。设施要注重格调和文化内涵，而不必一味追求高档。
（6）环保性。设备的噪声和排放的有害物质会危害人体健康和污染环境，应该严格按照环保标准来选择设备，对某些设备要求附带有消声装置，有些要配以相应的净污附属设备等。
在设施设备的选择设置中，会议中心必须要重视与设备生产厂家的联系和沟通。没有一个设备清单和价格计划适用于所有的会议中心，各个部门需要设备的数量和种类也都是不同的。加强与设备供应方的沟通，有助于针对实际需要选择恰当的产品，也有助于获得技术支持。
会议中心还特别应该与当地的视听设备供应商或服务机构建立良好的工作关系。因为有些视听设备非常昂贵，或使用率极低，或保养和维修设备的成本非常高，或更新换代速度太快，都可以适当考虑利用外部租赁的方式来节约成本。不过，拥有自己的设备，可以避免出现设备短缺的状况，也便于更好地控制设备的质量，而且不必将利润让给外部公司。
2.会议中心设施设备的运行管理
要搞好运行期的管理，不仅需要具有较高专业技术技能的工作人员，还必须要有一套严格的管理方法和科学的检修、养护计划。具体来说：
第一，保持设备的正常运转，充分发挥其效能，必须合理地使用各项设备，合理地安排工作量负荷。
第二，必须为设备提供良好的工作环境，设备场地要保持整洁，安装必要的防护、降温等装置，对精密的仪器设备要设立单独的工作间，设置专门的温度、湿度、防震等条件。
第三，加强对运行操作人员的规范化管理，严禁违章操作。
此外，在设施设备的使用上，还要注意对客人提供必要的指导服务。这要求会议销售和服务的每个人都应该了解会议所需的设备，熟悉它们的使用要点。
3.会议中心设施设备的存储管理
会议中心对自己设备的存放位置和储藏应该有严格的控制。由于设备的数量多，种类广，制定一套完善的设备申领程序是十分必要的。平时还要定期清点仓储，不用的物品要锁存起来。对于会议区域而言，应该划出适当的专门储藏空间来存放会议室家具，太小或不易进出的储藏空间会缩短用具的使用寿命。
4.会议中心设施设备的维修保养
设施设备投入运营后，其效用得以发挥，但在日复一日的使用中会不断地耗损，如果不加以科学的维修保养管理，迟早会影响它们的正常使用。维护保养的基本内容有：清洁、安全、整齐、润滑、防腐。
在设施设备的维修保养管理上，最重要的是始终要坚持计划内维修为主的理念，平时通过有计划的维护、检查和修理，尽量减少发生设备突然损坏的情况，以避免引起停业或紧急抢修的情况。
另外，要搞好备件管理，做到备件采购安排恰当，库存合理。这样一方面可以保证设备使用和服务提供的连续性；另一方面，有利于缩短设备修理的时间，降低维修费用。例如，平时应该为幻灯机、电影放映机、录像投影仪或高射投影仪备妥备用灯。如果会议室没有安装跳闸设备，应该备好保险丝。
5.会议中心设施设备的更新改造
设备能耗过大，或造成环境污染严重，或损坏严重导致修理费用昂贵等情况下都应考虑报废。设备的更新改造，是以经济效果上优化的、技术先进可靠的新设备来替换，或者采用先进的科学技术成果来改变现有设备的落后技术性能。
总的来说，会议中心的设施设备系统管理需要从各种设备的规划、选购、验收、安装，经过使用、维护、保养、修理，直到改造、报废、更新为止，进行全过程的系列管理活动。其目的是正确地使用、精心地维护好设备，使设备始终处于良好的运行状态，以创造最佳的服务质量和最高的经济效益。
案例：广州国际会展中心
资料来源：广州国际会展中心位于广州市海珠区的琶洲岛。它东临琶洲塔公园，西邻体育健身公园和华南快速路，南接新港东路和万亩生态园，北朝滨江环岛路和珠江。作为广州市新的城市标志性建筑，它集会议、展览、商务洽谈等功能于一体，并兼具展示、演示和宴会等功能。会展中心总规划用地92万平方米，是广交会现址的两倍多，也是目前亚洲第一、世界第二大会展中心。
工程分两期建设，一期工程是主体部分，二期是配套部分。首期工程总用地面积为43万平方米，建筑占地面积12.8万平方米。首期投资40亿元，整个会展中心按照错落的分布累计起来高6层。会展中心外形为流线型的金属钢架结构，主体建筑被一条宽40米、长近450米的散步道分为南北两部分，快餐等服务设施均设于散步道内。16个展厅分别位于散步道两侧的三层楼中。“北低逐渐南高”的流线型设计体现出“飘”的动态意念和风格，在屋顶的设计上颇显超凡脱俗，十几块弧形的屋顶呈波浪曲线浮动，适应了琶洲和珠江的地形变化，显得与整个周边环境非常协调。
广州国际会展中心先进的建筑技术创下了两项“世界第一”：单体展馆面积世界最大和钢横架跨度世界最长。而且，其智能、通风、交通等几大系统，都体现了当今世界的先进水平。会展中心的展厅主要集中在一层和二层，每个展厅大约有11340平方米。为了适应该庞大工程的稳定性，设计荷载首层展厅为5吨/平方米，二层展厅为1.5吨/平方米。首层展厅有12根椭圆形大柱子，高13米，粗至要三人合抱才行。首层的最大特点是“壮实”，承重能力特强，在此举办重型机械展，绰绰有余。二层展厅为无柱大空间，长130米、宽90米、高23米的大厅内居然没有一根柱子，视线完全不受限制，非常舒适。在此举办国际帆船展是再合适不过了。这么大的展厅能够做到没有一根柱子，主要归功于屋顶强大的钢结构梁，6个大跨度预应力张弦梁钢管桁架支撑着展厅顶部，每个长达126.6米，是世界上跨度最大的钢横架，总用钢量达到15000吨。
广州国际会展中心是高科技、智能化、生态化完美结合的现代建筑，多项配套设施都是按当今国际一流标准设计的。空调采用先进的定风量低速诱导风系统，玻璃幕墙有防辐射、保温和隔热等功能。屋面是虹吸式雨水排放系统，既不破坏屋面的整体建筑效果，又保证了雨水的及时收集和排放。会展中心的智能、通风等几大系统，也都是世界一流的。展厅的顶部则有数排巨大的圆孔，分东西或南北方向互相对应，担负着庞大展厅的空气调节和送风功能。由于采用了整体送风方式，送风口设计得也异常巨大，而且形成对流，与以往的局部送风方式相比，可以减轻建筑群内冷却机、空调机等的运行负担，大大节约成本。
人性化是广州国际会展中心的又一大特色，连厕所的颜色都可体现出来。这里的男厕所是浅绿灰色，女厕所是粉红色，界限分明而又有趣致。在厕所的墙壁上还装有液晶显示的室温调节装置。另外，展厅也根据所处楼层的不同，其顶部内外侧墙面漆上了蓝、红等不同颜色，层次分明而又活泼。
会展中心西面的体育健身公园、北面的亲水公园和南面的万亩生态园三个主题公园初具规模。作为会展中心的重要配套设施，这三大主题公园，让市民和参展商家从泛着金属光泽的城市化味道极浓的会展中心主体建筑中回归到朴实自然生态的田园怀抱里。
东西向的珠江散步道是一条风情万种的人行道，透过北面的玻璃幕墙，珠江秀色尽在眼前。南北向的终端散步道，外形十分优雅动人，犹如一把伸向珠江的竖琴。北面的临江广场栽了大树，装了灯饰，适合市民夏夜纳凉闲游，也可举办大型露天晚会。在会展中心的南侧和东侧还预留了数块地皮，建设诸如博物馆、酒店、公寓、商务服务中心等配套服务设施。
思考：如何看待广州国际会展中心的现代化特点？
复习思考题：
1.会展中心场馆与设施设备管理的主要内容有哪些?
2.现代化展览中心的特征主要有哪些？
3.展览场馆主要有哪三种管理体制？
4.展览中心的内部布局规划有哪些内容？
5.展览中心场馆规划的理念有哪些？
6.展览场馆环境管理的内容主要有哪些?
7.会议中心大致可以分为哪几种类型？
8.搞好会议设施设备运行前期管理要做到哪几点？





会展管理——理论与实务 第五章会展人力资源管理学习目的
通过本章的学习，掌握会展人力资源管理系统的构成，了解人力资源计划、招聘、培训、考核和激励的基本问题和主要方法，熟悉会展公司人力资源管理的基本运作。wwwwcom
主要内容
●会展人力资源计划
人力资源计划的影响因素；人力资源计划的基本程序
●会展人力资源招聘
制定招聘计划；制定招聘策略；内部招聘和外部招聘；员工面试和甄选；招聘评估
●会展人力资源培训
培训的需求评价；培训的方法与选择；培训效果评估
●会展人力资源绩效考核
绩效考核的意义；绩效考核的程序；绩效考核的方法
●会展人力资源激励
人力资源激励的原则；人力资源激励的方法
由于会展是一个新兴行业，目前大多数从业者都是半路出家的，这些人员虽然有一定的实践经验，但专业底子薄，对国际展会运作模式也了解不够，因此专业人才缺乏、专业队伍建设滞后，已成为会展业快速前进的瓶颈，另外，会展专业人员的流动性强也是影响会展业发展的一个重要因素。
要解决上述问题，一方面要依靠专门院校和机构的教育培训，例如德国、美国、英国等国家在大中专院校都设有展览专业，系统地向学员讲授展览理论知识。另一方面，提高我国会展公司的人力资源管理水平也是不容忽视的方面。目前我国相当数量的展览公司只是一个招牌两三个人经营，根本谈不上有专门的人力资源计划和管理部门，那么怎样加强会展企业人力资源的管理呢？本章运用人力资源管理理论从计划、招聘、培训、考核和激励这一视角进行分析。
会展管理
第一节会展人力资源的计划
会展人力资源计划，是指根据会展企业的发展规划，对企业未来的人力资源的需要和供给状况进行全面分析及估计，并以此为依据进行职务编制、招聘和甄选、人员配置、教育培训等活动。
一、会展人力资源计划的影响因素在制定人力资源计划时，应多方考虑，以做出既符合企业发展需要又对员工发展有利的全面规划。总体说来，主要有以下几个方面：
1.会展企业外部的影响因素
（1）宏观经济形势。会展经济被称为国民经济发展的“晴雨表”，会展业的繁荣与否在一定程度上是总体经济形势或某个行业发展情况的反映，所以人力资源的供给情况受宏观经济形势的影响。经济萧条时期，人力资源的获得成本和人工成本低，会展业也相应萎靡，提供的就业机会少；通货膨胀阶段，劳动力成本高，企业会因为成本原因而减少用人数量。
（2）人才市场供求状况。目前就国内而言，会展人才还是属于紧缺人才。比如在上海，由于2010年世博会的原因，会展人力资源的供求缺口更大，因此会展企业从外部补充人力资源受到一定程度的限制，这一定程度上也影响了会展企业的人力资源计划工作。
（3）政府的法规。如政府有关人员招聘、工作时间、最低工资的强制性规定，会影响企业的人力资源计划。
（4）技术与媒体。计算机网络技术等大众传媒的产生、更新，使得招聘计划也发生变化，把计算机网络技术作为媒体可以大大提高信息传播速度和增加信息覆盖面，借助于计算机技术的人力资源信息系统（hrms）也将对传统的人力资源管理活动产生深远的影响。
（5）户籍制度、住房制度和社会保障制度。这些因素影响到人力资源的流动及使用等，对人力资源的计划也有影响。
2.会展企业内部影响因素
（1）企业的一般特征。企业的行业属性、产品的组合结构、产品的销售方式等，决定企业对人力资源数量和质量的要求。而就会展公司而言，对人力资源的综合素质的要求很高，这对会展公司员工的招聘和培训都有重要意义。
（2）企业的发展目标。会展企业规模的扩大、展览类别或性质的改变以及受众的转移等，会导致企业人力资源层次、结构及数量的调整。
（3）企业文化。如企业的凝聚力强、员工的进取心强，员工的流动率较小，则企业可立足于对现有员工进行培训和晋升来满足企业发展对人力资源质量上的新需求。由此，会展企业人力资源计划的重心必须放在培训、晋升和生涯规划上。
二、会展人力资源计划的基本程序会展企业必须根据本企业的整体发展战略目标和任务来制定其本身的人力资源计划。一般来说，会展企业的人力资源计划编制要经过以下几个阶段：
1.前期准备
通过调查研究，取得人力资源所需的信息资料是这一阶段的主要任务。所要获得的信息内容包括企业外在环境的变化趋势、企业经营战略的发展、企业内部情况分析以及人力资源现状分析。其中，对于内部人力资源的使用及工序调查是人力资源计划中最重要的部分。核查现有人力资源状况，包括现有人力资源的数量、质量、结构及分布状况，这一部分工作需要结合人力资源管理信息系统和职务分析的有关信息来进行。
2.预测企业未来人力资源的供给状况，制定人力资源的供给计划
通过对本企业内部现有各种人力资源的认真测算，并对照本企业在某一时期内人员流动的情况，测算出本企业在未来某一时期里可能提供的各种人力资源状况。
（1）对本组织内现有的各种人力资源进行测算。包括各种人员的年龄、性别、工作简历和教育、技能等方面的资料；目前本组织内各个工作岗位所需要的知识技能以及各个时期人员变动的情况；员工的潜力、个人发展目标以及工作兴趣爱好等方面的情况。
（2）分析组织内人员流动的情况。企业组织中现有员工的流动可能有这样几种情况： 1滞留在原来的岗位上； 2平行岗位的流动； 3组织内的提升或降职； 4辞职或被开除出本组织； 5退休、工伤或病故。
3.预测企业未来对人力资源的需求，制定人力资源需求计划
人力资源需求预测，主要是根据企业的发展战略规划和本企业的内外部条件选择预测技术，对人力资源需求的结构和数量、质量进行预测。在预测人力资源需求时，应充分考虑各种因素对人力资源需求在数量上和质量上以及构成上的影响。预测者的管理判断能力与预测的准确与否关系重大。
4.进行人力资源供需方面的分析比较，制定招聘和培训计划
这一阶段的内容是将企业人力资源需求的预测数与在同期内组织本身仍可供给的人力资源数进行对比分析，从比较分析中可预测出对各类人员的所需数，为企业的招聘培训提供依据。
5.制定人力资源总体计划
在上述基础上，制定出人力资源的总规划，并将有关的政策和措施呈交最高管理层审批。
6.规划的实施、评价与反馈
在总规划及各项分类计划的指导下，确定企业如何具体实施计划，是这一步的主要内容。另外，应该建立一整套报告程序来保证对计划的监控。由于不可控因素的影响，常会发生令人意想不到的变化或问题，如果不对计划进行动态的监控、调整，人力资源计划最后就可能成为一纸空文，失去指导意义。因此，对计划的评价并将信息反馈是最后一项工作。