会展管理——理论与实务

四、会展中心场馆和设备设施管理的方法会展中心管理应该有一个合理的抓手，以下方法对场馆和设备设施的有效管理是有帮助的。
1.综合管理
场馆和设施设备的管理是整个会展中心管理的重要方面，其内容纷繁复杂，已经不仅仅局限于纯技术方面，还要涉及各种经济分析和组织协调工作等，要求管理部门具有较强的综合管理能力。
2.全员管理
会展中心的管理体现出劳动密集性行业的特点，必须十分重视人员的管理。场馆和设施设备维护的工作量很大，而且很多技术工作是分散的，因此要求员工的责任心强，技术过硬，具有一专多能的素质。在管理过程中，应该让所有的员工都认识到自己对场馆和设备管理负有一定的责任，让所有的员工都自觉参与。
3.系统管理
单个会展活动的时间都比较短，在一个相当有限的时间内要保证大量人流、物流进出会场有条不紊，保证各类设施运转正常，保证发生紧急情况时快速应变，这些都需要会展中心各部门之间、上下级之间以及个别员工之间协调合作。系统化要求会展中心用系统的观点和方法来进行场馆和设施设备的管理，要形成一个分工明确的组织系统，把场馆和设施设备管理工作纳入各级领导的职责之中，落实逐级责任制和岗位责任制。
4.制度管理
场馆和设施设备管理中的很多工作都是日常性的，平时的严格管理是会议或展览活动短暂期间场馆作用正常发挥的基础，所以会展中心必须要依靠完善的基础制度来规范管理工作。一方面，要十分重视规章制度的建设工作，另一方面，要狠抓规章制度的贯彻落实。
总之，现代化的会展中心不再是单纯的展馆，而是发展会展经济的载体，其发展的目标和方向是为整个城市经济发展的战略服务。所以要强调用创新意识和全局观念来抓好会展中心的管理工作。
第二节展览中心管理
展览馆被誉为会展经济发展的火车头，是展览业发展的基础。现代化的展览中心是专门为展览活动提供合适的场地和各种展览服务的机构。展览中心的管理是会展管理的重要内容。
一、展览中心的特点及其管理体制现代化的展览中心是新生事物，有其自身的特点和管理特色。
1.展览中心的特点
一般来说，现代化的展览中心不仅包括最基本的展厅设施，还包括围绕展览活动的整个服务设施体系。具体来说，现代化的展览中心主要特征有：
（1）规模宏大。这是现代化展览中心的重要标志。如德国的汉诺威展览中心室内展场面积就有47万平方米，室外展场21万平方米。展览中心的建筑规模呈现越来越大的趋势。
（2）设施齐全。如今的展览中心不同于传统的展览馆，它可以称为“城中城”，具备了为展会服务的许多相应配套设施。例如报告厅、会议室、技术座谈间、中西餐厅、停车场、海关监管仓库等，还有运输、施工、广告、旅游、饭店、动植物检疫所、物品租赁和商务中心等各种服务场所。
（3）功能多样。现代化的展览中心不仅有展馆，还有会议、餐饮服务等场所和设施，既可用于展览，又可以用于开会，还可以进行文艺表演、体育比赛等。
2.展览中心的管理体制
我国在展览中心的建设中之所以存在诸多问题，其根本原因还是与宏观方面的规划管理有关。从国际展览业的实践来看，展览场馆主要有三种管理体制：
（1）场馆主要由政府出资，委托管理。这类场馆不以营利为目的，属于公共产品的性质，主要是为市民提供精神享受的，由政府委托或授权的机构经营管理。在我国经济发展的现阶段，这种场馆的数量应是有限的，其投资建设应该考虑具体城市的发展状况和现实需要，不需要盲目攀比规模和档次。
（2）场馆建设由政府来立项，多主体投资和管理。政府在规划土地和其他政策上予以相应支持，在资金方面，政府投入一部分，主要是引入其他投资主体共同投资建设。展馆建成后归出资人共同所有，各投资方根据出资额获得相应的资产回报。这类场馆是以营利为目的，按照规范的商业运作方式经营管理，由展馆的资产所有者决定经营管理者人选，展馆的所有者与经营者之间有明确的经营责任和义务的规定。德国的法兰克福、科隆等一些著名的展馆，均由政府投资建设，产权归政府所有，政府作为股东，委托或授权商业机构从事经营，并由专业物业公司进行物业管理。
（3）场馆由民营机构和私人机构投资，自主经营。这种方式的场馆，产权关系清晰、责权利明确，是完全按市场化方式运作的。
不同国家在国际展览业这三种基本管理体制的基础上，结合本国展览业的实际发展情况，形成了许多发展模式。如：德国模式：政府集展馆管理者和展览经营者于一身，目前国际化程度最高；美国模式：80%的展馆由政府直接管理，员工为政府雇员，20%为专业公司管理，场馆使用率72%，政府补贴较大；韩国模式：最大的展馆为私人所有，曾连续多年亏损，后效仿德国模式，扭亏为盈；香港模式：展馆由政府投资，展馆管理方每年向政府交纳营业额的3%到5%。
在我国，多数展览中心都是由政府投资建设的，展览中心所有者和经营管理者之间的责权利关系不够明确。国家投资建设的展馆其所有权应归政府所有，而展馆的经营管理该由资产管理部门委托或授权给专业的经营管理公司，不该由政府直接来插足。展馆经营机构的市场定位就是通过经营管理展览场馆，吸引办展资源，不断使展馆经营效益最大化。而作为展馆的所有者，则是通过对展馆的委托经营得到更多的资产回报，使这部分国有资产能够不断保值增值。
我国的展览中心应该实行政企分开，产权与经营权分开，而且产权应走多元化的道路。今后兴建展览中心，应尽量避免全部由政府投资建设，而是采取多种模式建设场馆。这样才能合乎市场经济规律，有利于避免官商作风和垄断现象。我们要敢于吸收外部资金，或转让部分产权，以资本为纽带，通过市场运作方式形成混合所有制或投资者控股的股份制企业集团，加快公司化进程。无论采取哪种具体的经营模式，都要做到产权清晰、责权明确，按照国际化、规范化、市场化、社会化的标准来运作和管理。作为展馆的经营管理者，其立足点除了使展馆经营效益最大化外，更应站在更高的角度和层面，充分考虑组展机构和展商的利益，并整合相关资源，推动整个地区乃至全国会展经济的发展。
二、展览中心的规划管理需要强调的是，不管是谁投资建设展馆，其宏观规划管理必须要由政府来主持，不能由企业任意作为。展览中心的规划一定要与所在地区经济发展水平相协调，按照展览业发展的客观要求，结合区位状况以及其他多种条件加以综合考虑。在微观的方面，展馆的规划设计也要符合市场的需要，必须通过认真的市场调研和科学的技术论证来进行。具体来说，展览中心的规划有以下一些内容：
1.场址选择规划
展馆在城市中的位置会影响展览效果，如果把展览中心建立在市中心的最繁华地带，营造成本必然很高，而且会受到繁忙的日常交通的影响，造成人流、物流的不畅。国外现代化展览中心的场址一般都选在城郊结合处，并将交通条件、环境条件和地形条件作为选址的三大要素进行论证，做到场址选择与市政规划相吻合。展览中心虽然不宜建在最繁华地带，但交通可达性必须要好。德国、法国、意大利等国新建的及尚在规划中的展览中心均将交通条件列为选址的首要条件，一般要求场址靠近国际机场，并且有两条以上高速公路从周围通过。日本东京现代化的国际展览中心有两条地铁直通，还有直达的汽艇专用线、公共汽车专用线、首都高速公路，从羽田机场到达该中心约15分钟。
2.预留发展规划
展览中心建设规划必须要有前瞻性的考虑，随着展览业的发展和业务的增加，一些展览中心将来很有可能会有扩建的需要。这时，如果没有预留地，就会成为展览中心进一步发展的阻碍因素。从这个角度来看，如果一味追求让展览中心成为城市标志性建筑，将其建在原本就很拥挤的市中心，就会给土地使用造成很大限制。一些展览中心就因为没有扩建余地而只能向高层发展，这会给货物的进出、展馆地面承重等带来一系列问题，不能很好地符合现代展览活动的要求。
3.内部布局规划
展览中心内部合理布局，可以使管理有序，方便参展商和观众，提高工作效率。内部布局设计要根据一般展览的内容、性质和室外环境的具体形式来确定。
展览中心内部规划中，最重要的是人车分流的场内交通系统一定要完善。人可以在展馆连廊里走，货物从专用通道运，要避免人流物流交织影响内部交通的状况。应设有独立的卸货区，并预留充分的展品传送周转区域，这能够极大地方便布展。另外，设置足够容量的停车场也是不可忽视的问题，如德国的汉诺威展览中心就有5万个车位的停车场。
如果展览中心规模较大，展厅之间要有免费的穿梭巴士，方便参观和组展人员快捷地到达各展厅。还可以在展厅间增设回廊，将展厅之间互相衔接，形成宽敞的人流枢纽区域，使人流压力充分缓解。
餐饮网点等各种服务机构要分布到各个展馆周围，便于展商、观众就近使用。另外，保留大片的绿地和专门的休息区，以便为展商、观众在工作或参观之余提供休闲场所。这些部分的布局虽然是细节问题，但却是很能体现代化展览中心高水准服务的。
4.展厅要素规划
展厅的规划要考虑的要素很多。比如是否有柱子、楼梯间、出入口、天花板高度、灯光装置、冷气暖气、地面承重情况等。现在我国的一些展览中心还都存在诸如廊柱过多、层高不足等若干问题。如今，科技水平的提高已经解决了展馆建筑的一些技术难题，如大跨度无柱展馆结构和展馆顶部轻型材料的应用等。随着新技术、新材料的不断问世并被大量应用到展览中心建设中来，现代化展览中心的建筑科技含量会更高，更能满足展商、观众和物业使用者的需求。展厅规划的要素主要有：
(1)展厅外观
展览中心的建造设计材料要体现功能性，要求展厅建筑本体坚固、耐用、美观，能起到很好的保护内部环境的作用，但外观并不需要过多的装饰。国外的展览中心一般都很注重经济实用性。如慕尼黑展览中心外观并不豪华，看上去类似一排排的厂房或仓库，但展商和观众需要的设施一应俱全，非常实用。
会展管理
第四章会展场馆和设施设备管理(2)展厅面积
展览中心的展场总体面积趋向于越来越大。根据德国贸易展览业协会（auma）的统计，截止到2002年，欧洲有24个展场面积超过10万平方米，其中7个超过20万平方米。德国的汉诺威展览中心室内展场面积就有47万平方米，室外展场21万平方米。我国的广州国际会展中心，共拥有16个展厅，展厅总面积16万平方米，有国际标准展位10200个，是目前亚洲最大、世界第二大的会展中心，并成为世界上单体展馆面积最大的国际会展中心。
一般情况下，展厅内规划的每一个展位的尺寸和展位数量决定了需要多大的净场地面积，再加上展场通道、防火安全等因素，展厅面积可适当放宽，通常展厅面积计算大约为净面积的2倍，还要加上主办单位的场地或服务区等空间面积。展厅面积太小会给人以拥挤、局促的感觉，而太大又会给人一种冷清、人气不旺的感觉。
国外现代化展览中心的展厅基本上都是单层、单体。单层单体1万平方米的展厅，正好是长140米，宽70米，处于人眼的正常视觉范围内，观众不容易迷失方向。展厅最好可以自由分开使用，所有展区的使用价值均等。
(3)展厅的层高
经向观众调查及多方论证，与底层相比，二层展厅的观众会减少一定的百分比，到三层则更少。这和展品进出的方便性和观众的心理因素有关。所以，展厅最好是单层的。每层高度应符合大多数展台设计要求，适合布展作业。过低的天花板无法满足某些展览要求，如帆船展、大型设备展等，它会阻碍较高的设备安置，而且影响声音的发散。而超标准的过于高大的展馆不但浪费资源，又会使置身其内的观众产生“蚂蚁化”的感觉。一般来说，每层高度13—16米是基于一般展台设计的要求，比较适中。
(4)地面条件
地面条件包括地面状况和地面承重条件。大部分展场的地面为混凝土，如果铺地毯，在吸音和观瞻方面都会产生良好的效果。
地面的承重条件如何决定能否展出很重的设备，有些重型机械展对这方面的要求就很高。在展品运输、展品安置和展品操作等方面均应考虑地面承重能力。展览中心必须提供分区的地面承重数据，以便于布展和保障展览活动的安全。如对地面承重条件有疑问，展览主办单位应于搬入展品前向展览中心查询。
(5)细节问题
除了以上几点外，在展厅规划中还有很多细节问题要加以仔细考虑，如出入口、卫生间、通道宽度等等。这些部分规划是否合理，与展览活动能否顺利进行也有着密切的关系。
新型展览中心一般都在展馆入口安放多台门口机，采用读卡过闸的管理方式，观众和来宾在进入展馆前必须先登记个人信息并领取卡片，方可凭卡进入。入口可以分为一般观众、专业观众、工作人员入口等，便于管理和统计。在展厅中，要根据人流量设置足够的人员出入口，根据物流量设置足够的通往卸货区的出入口。这可以满足功能分区的需要，以及分解集中办展时的大量人流和物流。
紧急出口必须标识清楚，便于疏散；通道宽度关系到展品运输和场地安全，在规划时必须综合考虑场内人流量、防火需要等因素，在展览期间一定要保证通道的畅通，不允许展品、废弃物品等胡乱堆放在通道上；卫生间也不容小视，它是体现展览中心服务水准的重要场所，必须方便人们就近使用，时刻保持清洁。
5.布展空间规划
展厅的规划是为展览活动服务的，在布展时，展示设计的每个具体空间与展厅的整体规划将发生密切的联系，因此在这里需要提到布展空间规划问题。
展厅的平面规划应根据展示内容的分类，划分各具陈列功能的场地范围，按照展出内容的密度、载重、动力负荷，结合总体平面的面积合理分配位置，确定具体尺度。同时，要考虑观众流线、客流量、消防通道等因素，结合展览会的性质特点，规划出公共场地的活动面积。以上各项平面要素的组织划分都应以平面图的形式表现出来。
展厅的立面规划组织应在平面图的基础上，根据各具展示功能的地面分区，考虑展线的分配，确定具体的展示内容和表现形式。要结合展示内容和表现形式以及展出场地现存的建筑结构、风格来实现空间的过渡和组织处理，考虑协调空间环境的方方面面。
总的来说，展览中心的场馆规划要以人为本，注意空间环境的开放性、通透感、有机性，方便展览活动的开展，给人以自由亲切的感知。尽量使用新材料、新技术，积极运用高科技成果。各种设计必须与四周的环境协调，且不污染环境，符合可持续发展的要求。一个优秀的展览中心场馆规划，应该坚持内容与形式的统一、整体与局部的统一、科学与艺术的统一。
三、展览中心设施系统管理现代化展览中心一般都配备了为展览活动服务的一整套设施，并借此提供高质量的展览服务。展览中心的设施系统主要包括：
1.供电
展览中心主供电线路一般为三相交流电，线路频率为50赫兹，标准供电电压为220/380伏（单相电压220伏，三相电压380伏）。主变压器的最小容量应为高峰负荷的150%。展览中心的供电系统要满足不同展览活动的电力要求，在线路负荷方面一定要有充分的估计。并且展厅内要设有足够的电源接口和插头。
展场用电必须有严格的规定，电器安装时必须保证线路连接可靠，充分考虑通风及散热，不与易燃物直接接触，以免发生意外。参展方如果需要24小时供电或延时断电必须事先向中心提出申请。在展场内使用的电器，必须符合安全要求，禁止使用碘钨灯、霓虹灯、电炉和电热器具。展场用电及安装灯箱必须提前将用电图纸报展览中心有关部门审核、经同意后方可实施，并由展览中心工程公司派出电工指导装接电源。
2.给水排水
展览中心的供水系统负责采暖区域的循环馆网、空调的冷冻水管道、卫生间的冷热水供给等等。排水系统包括整个展馆的冷水、热水和废水排泄系统。给水排水设施是为展览活动提供生活用水、美化环境用水和消防用水等的重要基础设施。在展厅规划是要考虑设置足够的给水口和排水口，时刻保证输水管道的畅通。
3.空调
展览中心在开展期间有大量人员聚集在室内展厅中，因此展厅的空气质量显得非常重要，在一定程度上会影响展览活动的效果。展厅的空调系统主要可以调节人们所需要的温度、相对湿度、空气流动速度和空气洁净度，使人们长时间处于舒适状态。现在一些较新的展览中心还采用了天窗自然换气系统，由计算机按照内外部环境温度、湿度自动控制调节窗的开启度，提高了展厅内的空气质量。
在办展期内，主办单位如果要求使用空调，必须提前向展览中心提出申请。使用空调期间，主办单位必须协助做好门窗的关闭工作等，做到人员进出随手关门，以确保空调的效果，减少能源的浪费。
4.电梯
对于有多层展厅的展览中心而言，其电梯系统对于运送人流和运载展品具有不可替代的作用。如果人们不能方便地到达任意楼层的展厅，将直接影响办展效果。所以在一些中央人流密集区和回廊区要安装足够的自动手扶电梯，这样在大型展览期间才能解决参观人流在不同层面大规模快速流动的问题。在实际使用时，应根据具体流量情况来确定不同的运送方式，以节约能源。
展品及大件货物仅可通过货物电梯进入上层展厅。自动扶梯和客梯绝对不能被用作运送任何货物、设备或家具。布展和撤展期间不得开动使用自动扶梯。自动扶梯在停开期间不要当作楼梯通行使用。
5.照明
展览照明对于突出展品和增强空间气氛起着重要的作用。展览照明的采光形式包括天然采光、人工光源采光及两者综合采光3种形式。但就商业性展览而言，因为其展期短、照度水平要求高，所以除了室外陈列，大都采用人工照明或天然光与人工光源结合两种照明形式。要注意，室外的电器照明设备都应采用防潮型，并要落实安全措施。在展览空间中，要避免反射与眩光对观众的干扰作用，应该慎重考虑窗子和灯具的位置及展厅的照度分布。展览中心一般都对所有标准摊位的照明及电源安装提供服务。
6.消防
展览会期间应高度重视消防安全工作，严禁将易燃、易爆、剧毒或有污染的物品带入展览中心场馆。展馆内严禁吸烟。严禁参展单位擅自装接电源和乱拉乱接电线。展场内的布局应留有足够的安全疏散通道，主通道不得小于5米。严禁在电梯、楼梯口等安全疏散通道上摆设任何物品。布展基本结束后（一般在开幕的前一天），主办单位（承办单位）须会同展览中心有关部门以及公安消防部门，组织一次以防火为主的安全大检查，对查出的隐患应立即进行整改。展品的包装用具在布展后应尽可能运出馆外，严禁乱放。遇有紧急情况，主办单位（承办单位）及展览中心工作人员统一指挥，按指定通道有序撤离。
7.通信
展览中心在展位、会议室、办公用房等场所均应提供多部直线电话，一般国内的展览中心展馆内都有中国移动和中国联通的无线覆盖系统，可支持手机使用；有些展馆内还设有无线市话(小灵通)机站，可支持小灵通使用。除此之外，展览中心还应适当设置银行卡、ic卡公话，以及供领导和代表团使用的保密电话，更好地满足展览活动中的各种通讯需要。
8.网络和信息
如今，高科技在现代化展览中心得到充分的利用。展览中心应配备智能化网络系统如电子登录系统、电脑查询系统等，并能够提供包括isdn、无线宽带网、有线宽带网在内的多种上网服务。
有的展览中心还在展馆主要公共空间设有多台触摸屏，为参展商、参观商提供方便的信息查询、交流的服务。主要提供有：导览服务；广告发布服务（网页广告发布及vod视频广告播放）；组展商、参展商的信息查询和发布服务；展馆、展会介绍和宣传服务等等。
9.公共广播
公共广播系统负责向展厅、办公室、走道等区域提供可靠的、高质量的背景音乐、紧急广播、业务广播等服务。在发生火灾及其他紧急情况时，可以与消防联动，满足火灾紧急广播的要求，在紧急疏散时起到指挥作用。
除了以上这些设施系统，展览中心通常还会以租赁的方式为参展方提供一些设备，主要有展具、展位用桌椅、视听设备及零碎物件等。在不使用时，要注意这些设备的存储和保养。
展览中心的设施系统是整个展览中心正常运作、展览活动顺利进行的前提。搞好设施系统管理，时刻保证各种主要设施的正常运作，是必须十分重视的工作。如果不注意日常维修保养工作，因为设施运作突然出现问题或技术支援不足而导致展览活动延误甚至中止，其代价非常高昂，后果也会非常严重。良好的维修保养，除了可以防止设施系统发生故障外，还可以延长设施系统的使用寿命，提高使用效率，从而减轻不必要的能源消耗和成本更换。